Software sem licença na empresa: riscos legais e como regularizar

Quase toda empresa tem um computador com um programa que ninguém lembra de onde veio. O Office instalado por um técnico anos atrás, o Windows que veio "liberado" na máquina comprada usada, o editor de PDF baixado por alguém do financeiro. Enquanto nada acontece, parece economia. Quando chega uma notificação de auditoria, vira passivo.

Este artigo explica o que a lei diz, como as verificações costumam acontecer e, principalmente, como sair dessa situação de forma organizada.

O que diz a lei brasileira

A proteção do software no Brasil é regulada pela Lei nº 9.609/1998, a Lei do Software, combinada com a Lei de Direitos Autorais (Lei nº 9.610/1998). Na prática, programa de computador é tratado como obra protegida: usar uma cópia sem a licença correspondente é violação de direito autoral.

O artigo 12 da Lei do Software prevê pena de detenção de seis meses a dois anos, ou multa, para quem violar direitos de autor de programa de computador. Quando a reprodução tem fim comercial, a pena sobe para reclusão de um a quatro anos, além de multa.

Além da esfera criminal, existe a esfera civil: o titular do software pode cobrar indenização, e a conta costuma ser bem maior do que o valor que a empresa teria pago pelas licenças corretas.

Como a irregularidade aparece

A maior parte das empresas não é pega por acaso. Os caminhos mais comuns são três:

• Auditoria do fabricante. Os contratos de licenciamento preveem o direito de verificar o uso. A empresa recebe um pedido formal para informar o que tem instalado.
• Denúncia. Ex-funcionário insatisfeito ou concorrente aciona entidades do setor de software, que podem levar o caso adiante.
• Due diligence. Em fusão, aquisição ou entrada de investidor, o comprador quer saber se há passivo escondido, e software irregular entra na lista.

Em todos os casos, quem não tem inventário e notas de compra fica sem defesa.

Os riscos que vão além da multa

O risco jurídico é o mais lembrado, mas não é o único.

1. Segurança

Programa pirata ou "ativado" por ferramenta de terceiros é uma das portas de entrada mais comuns para malware. Ele também não recebe atualizações de segurança de forma confiável, o que deixa falhas conhecidas abertas.

2. Suporte

Sem licença válida, não há suporte do fabricante. Quando algo quebra, a empresa depende de soluções improvisadas.

3. Reputação e contratos

Clientes grandes e órgãos públicos pedem cada vez mais comprovação de conformidade de TI. Uma irregularidade descoberta pode custar um contrato.

Passo a passo para regularizar

Regularizar não precisa ser um evento traumático. O caminho que funciona é este:

• Faça o inventário. Levante cada computador, servidor e usuário, com os programas instalados e a versão. Ferramentas de gestão de ativos automatizam boa parte disso.
• Separe o que é necessário do que é sobra. Muito programa instalado não é usado por ninguém e pode simplesmente ser removido.
• Confronte com as notas de compra. Para cada programa que fica, verifique se existe licença comprovável. O que não tiver comprovação entra na lista de regularização.
• Escolha o modelo de licença. Para o pacote Office, a assinatura do Microsoft 365 costuma resolver de uma vez a questão dos aplicativos, do e-mail e do armazenamento. Para Windows Server e SQL Server, a análise é mais detalhada.
• Compre por canal oficial. Licença de origem duvidosa, vendida muito abaixo do preço, é um problema adiado. Compre por parceiro autorizado e guarde a documentação.
• Implante uma rotina. Defina quem pode instalar programas, revise o inventário a cada trimestre e mantenha as notas organizadas.

E se a notificação já chegou?

Se a empresa já recebeu um pedido de auditoria, o primeiro movimento é não responder no impulso. Organize o inventário, envolva o jurídico e, se possível, um parceiro de licenciamento que conheça o processo. Responder com dados incompletos ou contraditórios piora a negociação.

Este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica. Em caso de notificação formal, consulte um advogado.

Licença em dia como parte da gestão

Tratar licenciamento como item de gestão, e não como gasto a ser evitado, muda a conversa. A empresa passa a saber quanto gasta, onde gasta e o que pode cortar com segurança. Em muitos casos, a regularização vem acompanhada de redução de custo, porque o inventário revela licenças pagas e não usadas em outro lugar.

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